Politique de protection des renseignements personnels

1. Objet

Zone de mieux en mieux / Académie de Mieux en Mieux accorde de l’importance à la protection des renseignements personnels des étudiants, participants et autres personnes avec lesquelles elle interagit.

La présente politique explique de façon simple quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi nous les utilisons, à qui ils peuvent être communiqués et quels sont vos droits à leur égard.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est :

Mathieu Oreopoulos-Wilson
Courriel : [email protected]

Toute question, demande d’accès ou de rectification, ou plainte concernant vos renseignements personnels peut être adressée à cette personne.

3. Renseignements personnels recueillis

Selon votre interaction avec nous, nous pouvons notamment recueillir :

• votre nom;
• votre adresse courriel;
• votre numéro de téléphone et votre adresse, lorsque nécessaires;
• les renseignements nécessaires à votre inscription et à la gestion de votre compte étudiant;
• les renseignements relatifs aux formations auxquelles vous êtes inscrit;
• les renseignements nécessaires à la facturation et au suivi des paiements;
• les communications que vous échangez avec nous;
• votre image, votre voix ou votre nom lorsque vous participez à un cours en ligne qui est enregistré;
• certains renseignements techniques recueillis lors de l’utilisation de notre site Web et de nos services en ligne.

Dans le cadre normal de nos activités de formation, nous ne demandons généralement pas aux étudiants de fournir des renseignements personnels concernant leur propre santé.

Dans certaines activités pédagogiques particulières, des renseignements concernant une personne peuvent exceptionnellement être utilisés. Des mesures de confidentialité sont alors appliquées. Certains cours peuvent également utiliser des cas dont les renseignements ont été anonymisés.

4. Comment nous recueillons les renseignements

Les renseignements peuvent être recueillis notamment :

• lorsque vous vous inscrivez à une formation;
• lorsque vous créez ou utilisez votre compte étudiant;
• lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site;
• lorsque vous communiquez avec nous par courriel ou autrement;
• lorsque vous effectuez un paiement;
• lorsque vous participez à une formation ou à une vidéoconférence;
• automatiquement, dans certains cas, lors de l’utilisation de notre site Web.

5. Utilisation des renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels uniquement lorsqu’ils sont nécessaires à nos activités, notamment pour :

• gérer les inscriptions et les comptes étudiants;
• fournir nos formations et services;
• communiquer avec les étudiants et participants;
• transmettre des informations relatives aux formations et, lorsque permis, nos communications promotionnelles;
• traiter et assurer le suivi des paiements;
• assurer l’administration de l’école;
• répondre aux demandes et aux questions;
• respecter nos obligations légales.

6. Fournisseurs de services

Nous utilisons certains fournisseurs technologiques dans le cadre de nos activités, notamment :

Kajabi, pour notre site Web, les inscriptions, les comptes étudiants, les formations et certaines communications;

Google Workspace, notamment Gmail, Google Drive et Google Docs, pour les communications et certaines fonctions administratives;

Zoom, pour certaines formations et vidéoconférences. Certains cours peuvent être enregistrés. Les enregistrements peuvent être conservés temporairement dans Zoom avant d’être téléchargés;

PayPal, pour certains paiements.

Nous recevons également certains paiements par virement Interac.

Nous limitons la communication de renseignements personnels à ce qui est nécessaire aux services concernés.

7. Traitement des renseignements à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services technologiques peuvent traiter ou conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Lorsque la loi l’exige, nous prenons les mesures requises avant de communiquer ou de confier des renseignements personnels à l’extérieur du Québec afin d’assurer une protection adéquate de ceux-ci.

8. Site Web et technologies similaires

Notre site Web et les services technologiques qui le soutiennent peuvent utiliser des témoins (« cookies ») ou des technologies similaires nécessaires à leur fonctionnement.

Certaines technologies peuvent également servir à mesurer l’utilisation du site ou à soutenir nos activités de communication et de marketing.

Les technologies effectivement utilisées peuvent varier selon la configuration de notre site et des services de nos fournisseurs.

9. Conservation et protection

Nous conservons les renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés ainsi que pour respecter nos obligations légales et administratives.

La durée de conservation peut varier selon la nature des renseignements et leur utilisation. Par exemple, certains renseignements concernant les étudiants peuvent être conservés afin de maintenir leur dossier de formation et de répondre à des demandes ultérieures concernant les formations suivies.

Les coordonnées utilisées pour nos communications peuvent être conservées tant que la personne demeure inscrite à celles-ci ou lorsqu'elles sont autrement nécessaires à nos activités.

Nous prenons des mesures raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Lorsque des renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous appliquons les mesures de conservation, de destruction ou d’anonymisation requises conformément aux règles applicables.

10. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez demander :

• l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• la rectification de renseignements inexacts ou incomplets;
• le retrait de votre consentement lorsque celui-ci constitue le fondement applicable au traitement de vos renseignements.

Pour exercer ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à [email protected].

11. Incidents de confidentialité et plaintes

Nous prenons les mesures appropriées lorsqu’un incident impliquant des renseignements personnels survient et respectons les obligations applicables en matière d’incidents de confidentialité.

Toute plainte ou préoccupation concernant la protection de vos renseignements personnels peut être adressée à notre responsable de la protection des renseignements personnels.

12. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique afin qu’elle demeure conforme à nos pratiques et aux exigences applicables.